Ifyou’rereadingthis,there’sagoodchancethatyouhaveanemailaccount.Youmaywellhaveseveral–perhapsseparateaccountsforprofessionalandpersonalcontacts。
如果你正在阅读这篇文章，你肯定有一个或若干个甚至是不同帐号的私人或办公邮箱。
It’seasytoassumethatweknowhowtouseemaileffectively:it’sbeenaroundforlongenough.Butifyoufindyourselfstrugglingtomunicateeffectivelybyemail,thesesixtipsshouldhelp:
邮件这样的沟通方式早已经渗入到了我们的生活工作中，因此可以说大多数人都能有效地使用邮件与他人交流。但如果你发现自己还没做得足够有效，我想以下这六点可以帮到你：
1.StartWithanAppropriateSalutation
邮件开头称呼要恰当：
Somepeoplejumpstraightintothetextofanemailwithoutsomuchasa“hi”.It’spolitetoaddasalutation,justasyouwouldwithaletter.Thatmightlooklike:
有些人写邮件不喜欢加称呼，甚至连简单的“你好”都忽略，直接开始正文内容。孰不知就像在传统的信件上一样，写上称呼是一种礼貌的象征。称呼可以这样写：
DearSir/Madam亲爱的先生/女士
DearMr.Johnson亲爱的约翰逊先生
HiSue苏，你好
HelloFred你好，福瑞德
Yoursalutationneedstobeappropriate.Ifyou’rewritingtoaprospectiveemployer,“DearMr.Johnson”isprobablythebestwaytogo.“HiBob”isgoingtolookunprofessional。
称呼必须恰当。若邮件对象是你未来的上司，“亲爱的约翰先生”这样的称呼应该为最得体的。像“你好，鲍勃”更适用于随意的场合。
Butdon’tassumethatformalityisalwaystherightanswer.Ifyou’rewritingtoafriendofafriend,using“Dear”plustheirsurnameisgoingtoseemoddlystilted。
那么，是不是正式的用语就万能呢？绝对不是。若你给你朋友的朋友写邮件，那用“亲爱的+姓”就显得异常别扭。
Ifindoubt,“Dear[firstname]”willusuallyworkjustfine。
当你判断不出哪种场合该用什么称呼合适，你可以使用“亲爱的+名”来应付所有情况。
2.GetStraighttothePoint
直奔主题
Yourcorrespondentwon’twanttowadethroughparagraphsofwaffle–sogetstraighttothepoint.Ifyou’rewritingtosomeoneoutoftheblue,don’tgivethemyourlifestorybeforeyoumakearequest。
相信阅读你邮件的人不会愿意仔细浏览你那空洞无聊的长篇大论，所以你需要直奔主题。如果你想写封邮件安慰某个心灵受伤的朋友，开头先把你的建议亮出来，然后再用你的亲身经历来辅助说明。
Gettingstraighttothepointmightmeanthatthefirstlineofyouremail(afterthesalutation)lookssomethinglikethis:
直奔主题意味着邮件内容的第一行应该是这样：
I’mworkingonanarticleaboutAcmeWidgetsforXYZpublication,andwonderedifyouhadafewminutestoanswerthefollowingthreequestions。
我现在正在写一篇要交给某某出版社关于极致控件的文章，不知道您有没有时间回答3个问题呢？
Couldyousupplymewithaquoteforthefollowingproject?
可否对下面的设计项目进行引证？
I’dliketodiscusstherevisionswithyou.WouldTuesdayat2pmbeagoodtime?
我想和你谈谈修订的事。这周二下午两点您有空吗？
I’veattachedthedocumentsyourequestedatourmeetingyesterday。
昨天会议上您要求的文件已附上，请查收。
Youmaywellneedtoincludemoredetails,butifyouputtheimportantpointupfront,youremailismorelikelytogetatimelyresponse.Ifyourquestionestoofardown,therecipientmaynotevenrealisethatyouneedareply。
当然，你需要再增加更多的细节内容。若将邮件重点放到内容的开头，你将收到更加及时的回复信息。如果你的问题在邮件后头，收信人可能都不会意识到你在等他回复。
3.KeepitShort
内容言简意赅
Trytokeepyouremailasshortaspossible.Maketheparagraphsshort,too–longparagraphscanbedifficulttoreadandtakein。
尽可能将你的邮件内容写得简单明了。文章太长不易阅读和吸收。
Domakesureyougiveenoughinformationforyourcorrespondenttobeabletomakeadecision,ifthat’srequired.Youmightfindthatit’sbesttoofferthisasanattachment–you’llhavemoreflexibilityoverformatting,andyourcorrespondentcanprintouttheattachmenteasily。
若对方需要通过你的邮件来做决策，那你一定要在邮件中将相关信息写完整。为了能更灵活地排版，你可以把这些信息作成附件形式，以方便对方将其打印出来。
4.UseNumberedPoints
将内容编号
Ifyou’vegotseveralquestionsorpointstomake,it’sveryhelpfultonumberthem.Thismakesiteasyfortheotherpersontorespondtoeachone,especiallyifsomejustrequireayes/noresponseorasinglewordanswer.Forinstance:
对于那些为了咨询或提供各种问题的邮件，最好将问题一点一点的列举出来，以便于他人对每个问题作答，尤其当某些人更倾向于对问题只回答“是”和“否”的时候。例如：
Couldyouletmeknow:
能否告知：
1.Howmuchitwouldcostforthewebsitedesign
网站设计费用
2.Howmuchforthewebsitedesignplusatri-foldbrochure
网页设计加一份三页宣传册的费用
3.Whetheryoucouldplete#2bytheendofApril
您能否在四月底完成第二点所述工作？
It’salsousefultolistyourquestionsorpointsasbulletsinthisway;ifyouwriteasingleparagraph,someofyourquestionsmightgetmissed。
将你的问题或观点用图标的方式罗列出来是很实用的，倘若你用一段话将几个点全部涵盖，那对方有可能会漏看其中的几点。
5.Re-readandUseSpell-Check
重新阅读一篇，校对拼写错误
Atypoorspellingmistakecanturnonewordintoanentirelydifferentone.Ifyou’reusingemailinaprofessionalcapacity,thatmistakecouldbeembarrassing–orevenoffensive.Itmightalterthewholemeaningofyouremail:amissing“not”，forinstance,couldpotentiallycauseproblems。
排版或拼写错误有时能导致对一个单词的误解。尤其当你用邮件来沟通专业性内容时，这样的错误就很尴尬，甚至有些失礼。它可能改变你整个邮件的意思。比如：少写了个“不”，就可能会引起某些问题。
Spell-checkshouldhelpyouavoidanysillymistakes–butuseyoureyesandbraintoo.Thereareplentyofwordsthatspell-checkwon’tpickup.Ifyou’reemailingfromadevicewithpredictivetextandanauto-correctfeature,makesureyoualwaysre-readwhatyou’vetyped。
因此检查拼写将避免你犯这些低级错误，但这里强调——不仅仅用眼睛检查，还得用大脑思考。有些错误不一定能轻易检查出来。如果你的邮件系统有字句联想功能和自动纠错功能，一定要把写出来的内容再通读检查一遍。
6.MakeYourSignatureUseful
充分利用邮件签名
Doyouhaveanemailsignature?(That’sthetextthatappearsautomaticallyatthebottomofyouremail。)Somepeopledon’tuseoneatall;othershaveafunnyquoteorfavoritesaying。
你设置过邮件签名吗(它将会在你每次邮件内容的下方自动生成)？有些人从来都没有使用过它，但我们也看过一些非常有意思和哲理的签名。
Whetheryou’reusingemailforprofessionalorpersonalreasons,makeyoursignatureusefulforbothyouandyourrecipient.Thatmightmean:
无论你是为了工作还是私人聊天，加注签名对你和邮件接收者都有好处，因为这意味着可以：
Givingthelinktoyourwebsite
加上你的网页链接
Includingyourworkaddressand/orphonenumber
写上你的工作地址或电话号码
Addinglinkstoyoursocialmediaaccounts
注上你的社会媒体工具帐号(例如博客，微博，论坛)
Puttinginalinetopromoteyourrecentbook/blog/product
宣传你最新的书籍，博文或产品
Ifyouremailproviderallowsit,youmayevenwanttocreateseveralsignaturestousefordifferentpurposes(e.g.oneforemailingfriends,onefornewbusinesscontacts)。
有些邮箱甚至还提供用户根据不同目的设计不同签名的服务(比如：一个对朋友使用，一个对新结识的企业伙伴使用)。
