总体要求——《征求意见稿》卓绝章阐明了本办法的制定依据、适用范围和规范对象,并对会计师事务所的审计档案管理提出了总体要求,主要包括三方面:一是建立健全有效的审计档案管理制度,确保审计档案的真实、完整、有效和安全;二是规定事务所应当指定适当人员分管审计档案工作,并对档案管理经办人员提出了任职要求;三是明确审计档案由事务所总所和分所分别集中管理,并接受所在地省级财政部门、档案行政管理部门和注册会计师协会的监督和指导。
归档与保管——《征求意见稿》第二章主要对审计档案的归档与保管作出了规定:一是会计师事务所应当将审计业务资料及时归档并明确审计档案的归档要求。二是强调不得任意删改审计档案,对符合规定的审计档案变动应履行必要程序并保持完整记录。三是对审计档案的保管条件作出规范,提出可委托档案中介服务机构代管。四是允许会计师事务所按照法律法规和执业准则规定,结合自身实际需要确定审计档案的保管期限。五是建立健全档案利用制度,明确档案管理人员的职责,规范档案管理人员的行为。
移交与代管——《征求意见稿》第三章主要对会计师事务所合并、分立、终止时,审计档案的移交与代管作出了规范。主要包括:一是事务所合并的,审计档案由合并后的会计师事务所统一保管。二是事务所分立的,应根据原会计师事务所是否存续分别处理审计档案的移交与管理。三是事务所因解散、依法被撤销、被宣告破产等原因终止的,其审计档案应经合伙人会议(股东会)决议移交综合档案馆保管或委托档案中介服务机构,并报省级财政部门备案。
信息化管理——《征求意见稿》第四章规范了电子审计档案的管理:一是强调会计师事务所应当遵循电子文件的形成、保管和利用规律,加强全过程统一、规范管理,确保电子审计档案的真实、完整、可用和安全。二是要求会计师事务所按照国家有关电子文件的规范和标准对电子审计档案进行存储、归档和管理,并建立电子备份管理制度。三是要求会计师事务所加强信息化建设,运用现代信息技术手段提高审计档案管理水平和利用效能。
保密、鉴定与销毁——《征求意见稿》第五章对审计档案的保密、鉴定与销毁进行了规范。在保密方面,《征求意见稿》强调了事务所的保密义务,并对依法依规查阅事务所审计档案提出程序性要求。同时,强调了事务所从事境外发行证券与上市审计业务的档案管理和保密责任,跨境监管合作中有关审计档案的提供应按照财政部与境外监管机构签署的合作协议或备忘录的约定执行。在鉴定与销毁方面,一是要求事务所定期开展鉴定工作,仍需保存的审计档案应重新确定保管期限,不再具有保存价值的审计档案应按程序报批后销毁。二是销毁审计档案应由事务所档案管理部门和审计业务部门共同派员监销,并对电子审计档案的销毁作出规范。三是要求事务所永久保存档案销毁决议和销毁清册。
监督管理——《征求意见稿》第六章对会计师事务所审计档案管理制定了监督管理措施,主要包括:会计师事务所从业人员转所的,不得将属于原所的审计业务资料带至新所;禁止损毁、篡改、伪造审计档案,禁止将审计档案据为己有或委托个人私存、私放审计档案。会计师事务所审计档案管理不符合本办法规定的,由省级以上财政部门责令限期改正。逾期不改的,由省级以上财政部门予以通报批评并列为重点监管对象。会计师事务所审计档案管理违反国家档案管理规定的,由档案行政管理部门依法处理。会计师事务所审计档案管理违反国家保密规定的,移交保密行政管理部门依法处理。
附则——《征求意见稿》第七章主要对会计师事务所其他业务档案的管理提出了参照执行要求,并规定了本办法的施行日期。
